أدواتي للسيطرة على الوقت

هل شعرت يومًا أن الوقت يهرب منك دون تحقيق كل ما تخطط له؟ العمل الأونلاين قد يكون الحل إذا تمت إدارته بذكاء، وهذا ما سأشاركه معكم اليوم!

هذا هو المقال الثاني في سلسلة العمل المرن، حيث أشارككم تجربتي الشخصية في الانتقال من العمل المكتبي إلى العمل الأونلاين وأهم الأدوات والأساليب التي ساعدتني في إدارة وقتي وتحقيق إنتاجية أعلى.

في المقال السابق، تحدثت عن أهمية تنظيم الوقت وجدولة المهام والاجتماعات. أما اليوم، فالحديث عن الأدوات:
ما هي الأدوات التي تحتاجها لتنظيم عملك عن بعد؟ وكيف تحقق أفضل استفادة منها؟

أول فكرة يجب أن تفهمها هي أن أسبوعك الجديد يبدأ من أواخر الأسبوع السابق. لا تبدأ أسبوعًا جديدًا دون وضع 90٪ من جدول أعمالك مسبقًا، مع ترك 10٪ فقط للمهام الطارئة وغير المتوقعة. هذا التخطيط المسبق ساعدني على تقليل التشتت والتركيز على الأولويات.

نموذج عملي لجدولي الأسبوع الماضي:
— اليوم يبدأ: الساعة 4 صباحًا.
— وينتهي: الساعة 2 ظهرًا.
— مهام الأسبوع شملت:
- مواعيد الاجتماعات مع فريق العمل.
- إعداد وتصميم برنامج تدريبي أشارك فيه الأسبوع المقبل.
- كتابة مقال النشرة (إعداد النسخة الأولى، المراجعة، والنشر).
- العمل على مشروع جديد لبناء استراتيجية رقمية.

هذا الجدول المنظم أتاح لي تحقيق ثلاثة أمور رئيسية:
— وضع قائمة بالمهام ذات الأولوية.
— قياس الأداء أسبوعيًا وتحسين الخطط باستمرار.
— الفصل والتحديد التام بين أوقات العمل وأوقات الراحة.

لكن الجدول وحده لا يكفي لتحقيق أقصى استفادة من يومك. هنا تأتي أهمية الأدوات التي تساعدك على تنفيذ هذا التخطيط بدقة.

أدواتك الرقمية: حلفاؤك في العمل

أول تطبيق أستخدمه هو Google Calendar
حرفيًا، هو "يدي الثالثة". يساعدني في تخطيط يومي وأسبوعي بالكامل، الاجتماعات، المهام، وحتى أوقات الراحة. رؤية الجدول بشكل مرئي ومنظم يجعلني أشعر بالسيطرة والوضوح.

الأداة الثانية هي تطبيق Notion
يمكنني من خلال رؤية كل التفاصيل الخاصة بالعمل، الفكرة باختصار
أهداف كبيرة حولها لــــ مشاريع صغيرة حولها لـــ مهام يومية.

هنا تجد نموذج مفصل لشرح الفكرة والتطبيق العملي

الأداة الثالثة هي Zoom أو Google Meet للاجتماعات الافتراضية
القاعدة الذهبية هنا: لا اجتماعات مفاجئة!. كل اجتماع يجب أن يكون مجدولًا مسبقًا وله أجندة واضحة. هذه القاعدة ساعدتني على تحسين كفاءة الاجتماعات، وضمان أن كل دقيقة منها تُستغل بشكل مثمر.

ماذا بعد؟

هذه الأدوات متعلقة فقط بإدارة وتنظيم الوقت. هناك أدوات أخرى خاصة بإدارة المهام والتواصل وتنفيذ المشاريع، سأتحدث عنها لاحقًا.
إذا كنت ترغب في خوض التجربة لا تتردد في سؤالي عن استفسار يدور في عقلك!